HRM

Als overheid hebben wij de plicht om goed aan te sluiten bij de ontwikkelingen in de samenleving. Waar de samenleving verandert, stelt dat ook andere eisen aan de manier waarop wij werken en de competenties die daarvoor nodig zijn; met nadruk op samenwerken in netwerken. Met de cao 2017-2018 spelen de provincies in op deze veranderingen. Kenmerkend hierin is de grotere eigen verantwoordelijkheid van de medewerker voor het inrichten van het werk en de keuze van opleidingen. Dit past beter bij het opgavegericht werken. Om dit mogelijk te maken wordt een aantal instrumenten aangepast, zoals het functiegebouw, de manier van beoordelen en duurzame inzetbaarheid.

Beheersing inhuur
Voor het uitvoeren van taken en opdrachten maken wij maximaal gebruik van de beschikbare vaste formatie. Daarbij is het uitgangspunt dat we vast werk door vaste formatie laten uitvoeren. Voor extra inzet of specifieke deskundigheid die incidenteel nodig is, is inhuur een oplossing. Het streven is het aandeel inhuur op de totale personeelsbezetting zo laag mogelijk te houden. Regelmatig toetsen we of dit nog het geval is.

Participatiewet
De implementatie van de Participatiewet verloopt voorspoedig. De aanpak met een adequate begeleiding van de geplaatste kandidaten blijkt goed te werken. Met momenteel 10,4 fte bezet door kandidaten uit de doelgroep van de Participatiewet loopt Flevoland in de pas met het volgens de quotumwet vereiste aantal. Speerpunten in de aanpak zijn onder meer het werven van hoog opgeleide kandidaten en het samenwerken met andere overheden bij het realiseren van banen voor deze doelgroep.

Automatisering en informatievoorziening

Sinds 2016 wordt gewerkt aan systematische verbetering van de kwaliteit van de informatievoorziening (IV). Vanwege het strategische belang wordt dit uitgevoerd in de vorm van een meerjarig programma, de Meerjaren Aanpak Bedrijfsvoering (MAB). Het programma heeft 3 doelstellingen:

1. Provincie Flevoland is op informatievoorzieningsgebied een betrouwbare en veilige (keten-) partner;
2. Bedrijven kunnen digitaal zaken doen met de provincie Flevoland;
3. Bij de provincie Flevoland is de informatie duurzaam, vindbaar en toegankelijk.

De fases 1 en 2 zijn uitgevoerd in 2017. De uitvoering van fase 3 vindt plaats in 2018. De nieuwe IV-organisatie is volledig bezet; de laatste functies die tot op heden vanuit MAB ad interim werden uitgevoerd zijn inmiddels structureel gemaakt (met name de datamanager, portfolio- en projectmanagement en functionaris gegevensbescherming). De nieuwe versie/inrichting van het Document Management Systeem (DMS) wordt na de zomer 2018 ingevoerd. Ook zijn grote stappen gezet op het gebied van bedrijfscontinuïteitsmanagement, inclusief de realisatie van een ICT-uitwijkvoorziening in geval van calamiteiten. In de 2e helft van 2018 worden meer provinciale diensten en producten digitaal aangeboden. In lijn met de keuze voor flexibel en ketengericht werken worden er nieuwe werkplekken geleverd, zowel software (met o.a. de nieuwste Office-producten) en hardware (laptops voor alle medewerkers). Het omzetten van software naar cloudversies wordt voortgezet en de digitale vaardigheden van de gehele organisatie zijn in deze fase verbeterd via een gericht trainingsprogramma.

In 2019 zal de 4e en laatste fase van het MAB worden uitgevoerd. In de fasen 1-3 is de basis gelegd voor een toekomstvaste informatievoorziening en ICT voor de provincie Flevoland, in fase 4 worden de nog resterende posten uitgevoerd. Het uitstel van de Omgevingswet tot 2021 heeft de nodige gevolgen voor het hiervoor voorziene digitale stelsel; ook dit schuift door en zal nu naar verwachting in fase 4 (2019) worden gerealiseerd. De uitrol van de nieuwe werkplekken naar de afdelingen zal nog doorlopen tot de zomer van 2019 en ook het omzetten van de eigen ICT-activiteiten naar diensten (in de cloud) zal nog de nodige aandacht vragen. Fase 4 is de laatste fase van het programma MAB.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Sinds 25 mei 2018 is de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) van kracht. Inwoners en medewerkers hebben nu meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun persoonsgegevens. In januari 2016 zijn we intern gestart met de werkgroep Privacy, Informatieveiligheid en Archivering. In 2017 hebben wij met een bewustwordingscampagne medewerkers en managers bekend gemaakt met de nieuwe wet. In 2019 blijven wij monitoren of we als organisatie voldoen aan de wet.

Inkoop en aanbesteding

In 2019 besteden wij conform ons in 2017 vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid aan. Bij nieuwe aanbestedingen wordt, waar mogelijk, de productie van hernieuwbare energie, de bio- en circulaire economie en de inzetbaarheid van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt gestimuleerd, en het energieverbruik en de belasting van het milieu geminimaliseerd. Onze aanbestedingen hebben wij zodanig ingericht, dat we verbeteringen hebben bereikt in het gebruik van materialen en energie. Wij betrekken de Participatiewet bij de uitvoering van inkopen en aanbestedingen. Tot op heden voldoet de provincie aan de vereiste normering. Het komende jaar zal het inkoop- en aanbestedingsbeleid in lijn worden gebracht met het nieuw te sluiten collegeakkoord en de uitkomsten van het vast te stellen actieplan ‘Het Goede Voorbeeld’.